MINDER MET PROCEDURES

Het is 1987. Piet Veerman heeft een nummer 1 hit met ‘Sailin’ Home’ en Michael Jackson lanceert zijn hit ‘Bad’. De legendarische films ‘Dirty Dancing’ en ‘Full Metal Jacket’ kwamen uit. Kabinet Lubbers II was aan de macht en Ahold-topman Gerrit Jan Heijn werd ontvoerd. Ik was 9 jaar oud! 1987 is ook het jaar waarin de eerste officiële uitgave van de kwaliteitsnorm ISO 9001 uitkwam. Ik noem dit omdat de arbonorm, OHSAS 18001, zijn grondslag heeft in ISO 9001. OHSAS geeft nogal wat procedures die volgens de norm onderdeel moeten zijn van een goed functionerend arbomanagementsysteem. Veel procedures wekken echter weerstand op en maken dat mensen soms spontaan met de ogen gaan rollen bij het woord Arbo of veiligheid. Eerlijk gezegd begrijp ik dat wel.

Standaardisatie is uitgevonden in de vorige eeuw om non-conformiteit van het eindproduct zoveel mogelijk uit te bannen. Het is ontstaan in een periode met veel laaggeschoold, handmatig productiewerk. Maar na verloop van tijd is men ook dienstverlening gaan standaardiseren. De klant kon kiezen uit vaste pakketten. Procedures zijn een gevolg van standaardisatie. Je beoogt een voorspelbare uitkomst en probeert daarmee toeval uit te sluiten. Procedures kunnen leiden tot bureaucratie, met als meest bekende metafoor de paarse krokodil (OHRA reclame). Ons werk is intussen veelal een stuk complexer geworden, waardoor standaardprocedures niet meer alles kunnen omvatten.

Procedures bieden weinig ruimte voor afwijkingen. De beste procedures zijn intuïtief van aard. Hoe intuïtiever, hoe groter de kans op naleving omdat het aansluit bij de menselijke automatische piloot. Procedures kunnen niet overal in voorzien, omdat we alleen opschrijven wat we kennen, niet wat we (nog) niet kennen. In onvoorziene omstandigheden komt het erop aan dat mensen op de juiste wijze reageren, het gewenste gedrag vertonen. Dit onderstreept het belang van Voorlichting en onderricht (arbowet, art. 8). Overigens, voorlichting moet je wel aan laten sluiten bij de doelgroep. Het is maatwerk. Standaardisatie werkt hier vaak niet. Iedere groep heeft unieke kenmerken met betrekking tot ervaring, opleidingsniveau, mate van betrokkenheid, enz. Je mist gemakkelijk aansluiting.

Terug naar OHSAS. De maatschappij kantelt. De termen de-regulering en doelvoorschriften (ipv middelvoorschriften) worden volop in de mond genomen. Ik vraag me dan ook hardop af in hoeverre OHSAS nog bij de huidige tijdsgeest aansluit. Prioritaire actiepunten uit audits verwacht ik ook in de RI&E terug te zien. In hoeverre kunnen managers alle verschillende actiepuntenlijstjes nog uit elkaar houden? We hebben voorvalonderzoeken, RI&E, audits, enz. en allemaal genereren ze actielijstjes. Maakt een manager het überhaupt iets uit welk inventarisatiesysteem aan het actiepunt ten grondslag ligt? OHSAS is opgebouwd uit de PDCA-regelkring (Plan-Do-Check-Act). Wouter Hart schrijft in zijn boek ‘Verdraaide organisatie. Terug naar de bedoeling’ dat deze PDCA-cirkel in feite een rigide instrument is. Je stuurt en stelt bij op wat je vooraf gepland hebt. De systematiek houdt geen rekening met veranderingen onderweg. En het heeft een sterke focus op controle. Dat is logisch, want in 1987 was vertrouwen goed, maar controle beter. Nu vinden we dat controle goed is, maar vertrouwen beter, zodat we het vakmanschap in onze mensen weer activeren.

Nu is dit geen pleidooi voor het uitbannen van procedures. Vaak zijn ze echt wel zinvol. Neem nou parachutespringen. Daarbij wil je toch echt niks aan het toeval overlaten. Als je tijdens de sprong nog na moet denken over hoe je nou het beste kan handelen, ben je toch echt wel wat aan de late kant. Ook in het geval van majeure risico’s zijn stevige veiligheidsprocedures noodzakelijk. De ARIE-Regeling (Aanvullende RI&E) is er bijvoorbeeld niet voor niks. Niemand zit te wachten op een tweede Chemie-Pack. Dergelijke procedures bevatten best practice ervaringen die van tijd tot tijd worden aangescherpt.

Maar wellicht zijn we voor minder risicovolle onderwerpen beter af met alleen de meest noodzakelijke procedures, zodat we uitgedaagd worden om ook zelf na te denken en waardoor vakmanschap gestimuleerd wordt. Het loslaten van procedures voelt als een sprong in het diepe. Als het laten varen van beheersing. De vraag is of je met procedures wel echte beheersing bereikt. Door een veelvoud ervan krijgen managers vaak het gevoel niet in control te zijn. Je zult eerst zeker moeten stellen of iedereen de procedures ook kent, naleeft en of ze actueel zijn. Ik denk dat je schrikt als je dat doet. Procedures werken alleen als ze nageleefd worden. Investeren in de juiste mindset kan minstens zo effectief zijn.

Vraag jezelf altijd af wat je vast wil leggen en waarom. En ook of dat wilt doen op basis van gedachtengoed dat bijna 30 jaar oud is. Wat zijn jouw ideeën hierover?

Ludolf

Wie is Ludolf Prins?
Ken je mijn arbogereedschap al?

Download nu gratis beleidsadvies

Signup now and receive an email once I publish new content.

I will never give away, trade or sell your email address. You can unsubscribe at any time.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *